1.1 Latar Belakang
Aplikasi UPK (Unit Pengelola Keuangan) dikembangkan untuk meningkatkan kemampuan petugas UPK dalam mengelola transaksi kegiatan pinjaman bergulir, baik dalam lingkup pengelolaan konvensional maupun syariah. Meskipun demikian, aplikasi dikembangkan untuk pengelolaan transaksi keuangan secara menyeluruh, yaitu transaksi yang berkaitan dengan pencatatan transaksi keuangan pinjaman bergulir maupun transaksi keuangan lainnya.
Pencatatan transaksi keuangan secara kronologis (urut tanggal) disusun dalam serangkaian proses (program aplikasi), sebagaimana yang terjadi dalam proses pencatatan dan pelaporan manual. Dengan demikian UPK dapat dengan mudah mengikuti prosesnya dan kebutuhan informasi atas pengelolaan kegiatan pinjaman bergulir dapat dijamin tingkat akurasi pencatatannya. Dampak akhirnya, mekanisme pertanggungjawaban UPK kepada pihak-pihak terkait dapat dilakukan dengan lebih tepat waktu.
Disusunnya aplikasi ini dimungkinkan untuk menerbitkan laporan keuangan UPK setiap saat dibutuhkan. Disamping laporan keuangan pokok, yaitu Laba-Rugi dan Neraca, aplikasi UPK dapat menerbitkan kartu-kartu yang berkaitan dengan pinjaman KSM (Kelompok Swadaya Masyarakat) bagi kegiatan pinjaman bergulir regular. Aplikasi juga memungkinkan UPK menerbitkan kartu-kartu pinjaman anggota kelompok, bagi pinjaman jenis PPMK maupun pengelolaan pinjaman syariah.
Dalam upaya pengendalian kegiatan pinjaman bergulir dan untuk memperoleh informasi kinerja pengelolaan kegiatan pinjaman bergulir, aplikasi ini juga menyediakan laporan indikator kinerja pinjaman bergulir meliputi ratio-ratio LAR, PAR, ROI, dan CCr. Laporan indikator merupakan rangkaian dari seluruh pengelolaan transaksi pinjaman bergulir dan transaksi penggunaan pendapatan dan biaya. Dengan dimungkinkannya diterbitkan laporan indikator ini, diharapkan UPK dapat memperoleh informasi dengan lebih lengkap dan memungkinkan menentukan tindakan lebih cepat sebagaimana yang dibutuhkan.
Demikian latar belakang aplikasi UPK dengan harapan besar tersedianya aplikasi ini dapat meningkatkan kapasitas petugas UPK secara individu dalam mengelola pencatatan dan pelaporan. Disamping itu, meningkatkan efektifitas pengelolaan kegiatan pinjaman bergulir dengan meningkatkan akurasi dan pelaporan lebih tepat waktu.
Pengisian Data KSM
Data KSM peminjam yang masih mempunyai sisa pinjaman atau akan memperoleh pinjaman dari UPK, harus diisi terlebih dahulu. Data ini akan secara otomatis menjadi sumber konfirmasi dan sebagai verifikasi nama-nama peminjam dalam satu KSM. Pengisian data KSM menunya , sedangkan langkah-langkah inputnya adalah berikut.
Pada Menu utama pilih menu Transaksi dan klik ikon submenu KSM
Klik tombol Tambah untuk pengisian,
Input data Nama KSM,
Pastikan pilih Tanggal Terbentuknya,
Input data Alamat KSM dengan lengkap,
Input data Telp KSM dengan lengkap (apabila ada),
Input data Email dengan lengkap (apabila ada),
Pilih Jenis Usaha,
Pilih Kategori KSM,
Pilih Kategori Lembaga Keuangan,
Input data Nama Lembaga Keuangan dengan lengkap,
Input data “No.Rekening dengan lengkap,
Klik “Simpan, jika seluruh data sudah lengkap dan lanjutkan pengisian
Pada Form KSM Klik tombol Input Anggota KSM, akan muncul form Data Anggota KSM
Pilih nama Calon Anggota KSM atau cari terlebih dahulu pada kolom Filter Nama
Pilih Posisi” dalam struktur organisasi KSM atas nama tersebut, apakah sebagai ketua, sekretaris, bendahara, atau anggota KSM.
Pilih Kategori Lembaga Keuangan”
Input data Detail Lembaga Keuangan”
Input data No. Rekening Bank/Non Bank”
Pilih Tambah, Jika nama anggota KSM tersebut sudah masuk dalam DAFTAR ANGGOTA KSM, selanjutnya Klik Simpan.
Lakukan sampai seluruh anggota KSM terisi, dan Klik Keluar
Pengisian Data Akad Kredit KSM
Mengisi data akad kredit KSM diinput baik untuk KSM yang masih mempunyai sisa pinjaman (KSM aktif) maupun KSM yang disetujui usulan pinjamannnya (KSM baru). Tampilah pengisian akad dan kredit KSM
Langkah-langkah pengisian data akad kredit sebagai berikut.
Pada Menu utama pilih menu Transaksi dan klik ikon submenu Akad
Pada form Äkad Klik Tambah
Akan menampilkan sub form Pilih KSM
Klik nama KSM yang akan diinput data akad pinjamannya, selajutnya
Input data akad, dari pinjaman ke”, isi 1, 2, 3, dst.
Pilih sumber dana,
Pastikan tanggal Akad
Pilih Lama Pinjaman, Bulanan atau Musiman,
Pilih Jenis Bunga, dan
Input data Bunga”
Klik Input Pinjaman Anggota”
Klik “Simpan”
Mengisi data akad kredit KSM untuk KSM aktif, langkah-langkah pengisian data sebagai berikut :
Klik tombol Saldo Pinjaman dan Tabungan
Akan menampilkan sub form Input Pinjaman Anggota selanjut nya klik ID Pinjaman / Nama Anggota Peminjam
Pastikan dan lengkapi isi data yang sesuai pada group kolom Akum. Bayar Pinjaman Awal yang terdiri dari kolom : Pokok Seharusnya, S/D Angsuran Ke, Pokok Sebenarnya, Tgl Angsuran Ke, Bunga Seharusnya dan Bunga Sebenarnya”
Pastikan dan lengkapi isi data yang sesuai pada group kolom “Saldo Tab Awal Reguler” yang terdiri dari kolom : “Jml”
Pastikan dan lengkapi isi data yang sesuai pada group kolom “Informasi Pinjaman Anggota” data yang diisi hanya pada kolom : “Jml Pinjaman”
Khusus untuk KSM PPMK group kolom Saldo Tabungan Awal PPMK wajib diisi, kolom yang harus isi Cad,Ind”, “Kel dan Sukarela. Untuk KSM Reguler kolom-kolom tersebut disabled (tidak bisa diisi)
Klik Simpan
Klik Kembali
Klik Simpan di form Akad
Mengisi data akad kredit KSM untuk KSM baru.
Langkah-langkah pengisian data harus memastikan kolom-kolom pengisian berikut.
Klik “Input Pinjaman dan Tabungan Anggota pada form Akad
Akan menampilkan sub form Input Pinjaman Anggota selanjut nya klik ID Pinjaman / Nama Anggota Peminjam
Input data “Jumlah pinjaman” (ketik angka tidak menggunakan titik atau koma)
Klik “Simpan”
Klik “Kembali”
Klik Simpan di form Akad
Inventaris
Langkah-langkah dalam melakukan entry data untuk transaksi “Inventaris” sebagai berikut.
Pada Menu utama pilih menu Transaksi dan klik ikon submenu Inventaris”
Klik tombol “Tambah”
Input data Kode/ No.Inventaris”
Input data Uraian Inventaris”
Pilih Kategori Inventaris”
Input data Jumlah (Qty) Unit”
Input data Tanggal Perolehan”
Input data Nilai Perolehan”
Input data Nilai Penyusutan”
Input data Umur/Usia Manfaat - Tahun”
Input data Jatuh Tempo Manfaat”
Input data Umur Manfaat Berjalan - Tahun”
Input data Akumulasi Penyusutan - s/d Tahun Berjalan Seharusnya”
Input data Akumulasi Penyusutan - s/d Tahun Berjalan Sebenarnya”
Input data Nilai Buku Inventaris Seharusnya”
Input data Nilai Buku Inventaris Sebenarnya”
Klik tombol Save Datauntuk menyimpan data
Untuk melakukan proses posting klik tombol Posting Data”
Untuk mencetak laporan Inventaris klik tombol Print/Cetak
Hutang
Langkah-langkah dalam melakukan entry data untuk transaksi “Hutang” sebagai berikut :
Pada Menu utama pilih menu Transaksi dan klik ikon submenu Hutang
Klik tombol “Tambah”
Input data No.Id / No.Reg Hutang”
Input data Tanggal di Bukukan”
Input data Nilai Hutang / Kewajiban”
Input data Uraian”
Input data Jenis Debitur”
Input data Detail Debitur”
Input data Jangka Waktu Pelunasan”
Input data Jatuh Tempo Pelunasan”
Input data Saldo Hutang / Kewajiban sdh di Bayar”
Input data Saldo Hutang / Kewajiban”
Klik tombol Save Datauntuk menyimpan data
Untuk melakukan proses posting klik tombol Posting Data”
Untuk mencetak laporan Inventaris klik tombol Print/Cetak
Menu Backup
Backup dapat diartikan sebagai proses membuat salinan data sebagai cadangan saat terjadi kehilangan atau kerusakan data asli. Salinan data yang dibuat disebut dengan data backup. Manfaat dari backup data diantaranya sebagai antisipasi jika data pada komputer mengalami kerusakan atau kehilangan maupun terhapus tidak sengaja, maka data tersebut dapat dikembalikan lagi pada komputer yang di inginkan.
Menu backup data merupakan sub menu dari menu tutup yang ada di aplikasi, maka langkah awal yang harus dilalui adalah pilih menu tutup dulu dan dilanjutkan memilih menu backup Setelah memilih menu backup akan tampil seperti pada gambar di bawah ini dilanjutkan pilih tombol browse, untuk mencari file database yang akan di backup.
Setelah di klik Browse, makan dilayar akan muncul tampilan seperti di bawah inii. Langkah berikutnya adalah memilih database UPK yang akan di salin, dan klik Open
Dalam melakukan backup, hal yang harus di pahami adalah item di bawah :
Media Penyimpan Data (Storage)
Proses backup tidak akan terpisahkan dengan masalah media penyimpanan data (storage). Setiap backup dimulai dengan pertimbangan tempat data backup akan disimpan. Data backup harus disimpan sedemikan hingga dapat teratur dengan baik. Keteraturan tersebut dapat berupa sesederhana catatan kertas dengan daftar cd-cd backup dengan isi datanya yang kita miliki atau dapat pula berupa pengaturan canggih dengan index komputer, katalog atau database relasional. Perbedaaan dalam penggunaan model penyimpanan data akan memberi manfaat yang berbeda. Pengambilan manfaat ini berkaitan erat dengan skema rotasi backup yang digunankan.
Pemilihan media penyimpanan data backup menjadi pertimbangan yang sangat penting dalam proses backup. Ada banyak tipe media penyimpanan yang dapat dipilih dengan kelebihan dan kekurangannya masing-masing.
Hardisk
Keunggulan utama dari hardisk adalah waktu akses yang cepat, variasi kapasitas yang luas dan kemudahan penggunaan.
Optical Disk
CD dan DVD yang dapat direkam adalah dua pilihan yang ada dalam kategori ini. Namun, dengan semakin murahnya drive DVD dengan kapasitas yang cukup besar, pemilihan DVD sebagai media backup lebih menjanjikan daripada CD. Tentunya CD pun masih bisa digunakan untuk proses backup kelompok data yang lebih kecil.
Solid State Storage
Yang masuk dalam kelompok media ini ada banyak, diantaranya flash memory, thumb drives, compact flash, memory stick, secure digital cards, multi media card, dan seterusnya. Portabilitas adalah keunggulan sekaligus kelemahan media backup ini. Dengan portabilitasnya, data pada media ini sangat mudah dipindahkan termasuk berpindah ke tangan yang tidak seharusnya.
Menu Restore
Restore adalah proses mengembalikan data dari file yang pernah di backup untuk di kembalikan lagi ke komputer yang di pakai bekerja saat ini atau ke komputer sesuai keinginan. Setelah proses restore selesai berarti database kembali pada kondisi saat terakhir kali dibackup.
Menu restore data merupakan sub menu dari menu tutup yang ada di aplikasi, maka langkah awal yang harus dilalui adalah pilih menu tutup dulu dan dilanjutkan memilih menu restore
Tidak ada komentar:
Posting Komentar